El uso eficiente del correo electrónico es uno de los grandes desafíos para las empresas actuales. En un mundo donde los ejecutivos se ven colapsados por diversas consultas, spam u otro tipo de contactos a través del email, es vital optimizar y gestionar de manera responsable los mensajes que se reciben a diario.
Una empresa que prioriza correo estará a la vanguardia, ya que verá reflejados sus beneficios en una disminución de los costos, mayor fluidez en sus relaciones con clientes y un trabajo más eficiente. Pero, para hacer un uso realmente productivo de este canal de comunicación, es necesario comprender cómo organizar, categorizar y priorizar los mensajes, de manera que se convierta en un asistente de las tareas del día a día.
Categorización de mensajes: aprovechando al máximo el email
Un servicio de priorización y categorización de correo electrónico entrega las herramientas necesarias para enfocarte en los mensajes más importantes en el menor tiempo posible, lo que optimiza y agiliza los procesos de venta, atención al cliente y más. Debido a la gran cantidad de información que un ejecutivo recibe a diario, los tiempos de respuesta pueden verse afectados por la alta cantidad de emails en la bandeja de entrada.
Estas herramientas permiten una comunicación más cercana y auténtica con los clientes, pudiendo manejar tiempos de gestión más eficientes. La categorización permite mejorar la relación con los clientes y optimizar los tiempos de trabajo, aunque sus beneficios van más allá.
Mayor rapidez
El email funciona como una herramienta que facilita la comunicación interna de las empresas y también entre clientes. Al ser un canal efectivo para la transmisión de mensajes, una bandeja de entrada organizada de manera óptima puede ser de gran utilidad para entregar información de forma clara y rápida.
Se estima que más del 50% de las oportunidades de negocio que llegan al email de los ejecutivos no son atendidas, algo que puede atribuirse a una deficiente organización de las bandejas de entrada. Una empresa que clasifica y prioriza correo electrónico adopta una cultura corporativa que ayuda a entender cómo organizar mejor sus capacidades y optimizar su flujo de trabajo.
El uso del correo beneficia la resolución de problemas, ya que los procesos se vuelven más rápidos y prácticos. ¿Para qué organizar una reunión cuando ciertos temas se pueden tratar por email? Aquí, la priorización y categorización de los mensajes es vital.
Incremento en la eficiencia
La gestión del correo prioritario mediante un software es capaz de mejorar los niveles de productividad de una empresa. Se estima que un ejecutivo puede llegar a recibir más de 100 emails diarios, lo que dificulta los niveles de atención, impidiendo entregar una respuesta oportuna.
En ese sentido, la categorización es vital para que tanto empresas como clientes puedan optimizar sus procesos y evitar dificultades como:
- No dar respuestas oportunas y claras a clientes.
- No atender una venta debido a la sobrecarga de correos.
- Dejar pasar asuntos de vital importancia solo por no haberlos identificado a tiempo.
En lo que a costos se refiere, un sistema de priorización y categorización de emails permite a los ejecutivos optimizar al máximo sus tiempos en torno a las tareas de mayor importancia, lo que rentabiliza la adopción del servicio.
Categorizar, priorizar y calificar son acciones que pueden potenciar aún más los beneficios del correo electrónico para las empresas. Sin embargo, antes de incorporar este tipo de herramientas a una compañía, es importante optar por un proveedor con experiencia, pues solo así es posible garantizar la efectividad de la implementación.
